ミスよさらば!年末調整のチェックポイント(ミスしたときの対応つき)

ミスよさらば!年末調整のチェックポイント(ミスしたときの対応つき)

お店によっては一番の繁忙期でもある年末。この時期に忘れてならない大イベントに「年末調整」があります。個人経営の店舗であっても、給与を支払っている従業員がいれば経営者は年末調整を行わなければなりません。毎月給与から天引している所得税は概算であるため、個人個人の事情に合わせて調整しなければならないのです。扶養家族の人数や支払っている生命保険料や損害保険料の金額によって支払うべき税金は変わってきます。年末は何かと気ぜわしいこともありミスが起こりやすい時期でもあります。年末調整でミスをしてしまうと後々面倒なことになってしまいかねません。今回は年末調整でミスをしないためのチェックポイントとミスをした場合の対処方法について紹介します。


ここに注意!特にミスが出やすい部分とは

年末調整の手続きを進めるにあたっては、特にミスの出やすい部分があります。そのひとつが扶養に関連する事柄です。結婚や出産、家族の就職や退職で扶養家族の人数が変わることがあります。しかし記入漏れによって昨年と同じ内容で年末調整をすすめてしまうことが多いのです。また住宅ローン控除関連についてもミスが出やすいので注意が必要になります。住宅借入金等特別控除を受ける場合、初年度は確定申告を行うことになるため年末調整は行いません。2年目以降は税務署から送付される住宅借入金等特別控除申告書と借入先が発行する借入金の残高証明書を元に年末調整を行います。生命保険の新旧についてもミスが出やすい部分です。控除証明書には新旧どちらであるか記載されているのですが、紛らわしくミスが出やすいため特にチェックする必要があります。


ミスを未然に防ぐためのチェックリスト

年末調整でミスを防ぐためには、事前にチェックリストを用意するのがおすすめです。リストを元に一つ一つの項目をチェックすることで、ミスを未然に防ぐことができるでしょう。チェックリストの内容としては、次のような点が挙げられます。

  • 氏名、生年月日は正しいか
  • 結婚や出産、家族の就職などの変更はないか
  • 年間所得の見積額は記載されているか
  • 同居の有無や障害者等についての記入漏れはないか
  • 各種保険料などの証明書は全て添付されているか
  • 住宅借入金特別控除のための申請書や証明書は添付されているか
  • (今年入社で前職がある場合)前職の源泉徴収票は添付されているか

これらの項目の入ったリストを早めに準備して漏れなくチェックできるようにしましょう。


もし間違っていたら…ミスがあった場合の対処法

チェックを重ねてもどうしてもミスは起きてしまうものです。もしミスしていることが分かったら、その時期によって対処方法は分かれます。


1.翌年の1月31日まで、または源泉徴収票発行前

この場合、事業主側で修正することが可能です。修正したい箇所は二重線を引くなどして分かりやすく修正します。もし証明となる書類が不足しているような場合は従業員に提出を求めましょう。また訂正した金額を忘れずに給与計算に反映させる必要があります。


2.翌年の1月31日過ぎまたは源泉徴収票の発行後

この場合は事業主側で修正することはできません。ミスがあったことを従業員に伝えて、従業員本人に確定申告をしてもらうことになります。

ミスがあれば手間がかかりますし、源泉徴収票の発行後であれば従業員にも迷惑をかけてしまうことになります。二重三重にチェックしてミスを防ぐようにしましょう。

従業員には必要書類を早めに提出してもらおう!

ミスをなくすためには、早め早めに手続きを進めることが重要です。そのためにも従業員には書類や証明書を早めに提出してもらうようにしましょう。従業員からの提出が遅れると予定がずれ込んで慌てて作業してしまうことになり、ミスも出やすくなります。早めに提出してもらうためには、税務署から送られてくる年末調整用紙を早めに従業員へ配布することが大切です。その際には前述のチェックリストを一緒に配布するとよいでしょう。従業員にチェックリストの項目を漏れなくチェックしてもらうことで、ミスを防ぐことにつながります。

また二重三重にチェックすることがミスを起こさないための基本です。作業した当人のチェックではミスを見逃しやすくなります。そのためダブルチェック、トリプルチェックできる体制が必要になってくるのです。特に制度の改正があった場合、その箇所はミスが起きやすいので、事前に資料を読み込んで改正の内容を把握したうえで入念にチェックすることが大切になります。


年末調整でミスをなくすためのポイント

ミスを防ぐためには、やはり従業員に書類や証明書を早めに提出してもらうことが一番のポイントになります。書類の提出があっても必要な控除証明書が添付されていないなど、二度手間、三度手間になることもあります。そうなると予定がずれこみ、時間に追われることになってミスも出やすくなります。ですから少し余裕を持って提出期限を定め、従業員に伝えることが重要です。そのうえで期限が近づいたら口頭やメールで何度も念押しするのがよいでしょう。期限までに提出しなければ、従業員が自分で確定申告しなければならないと伝えておくのも効果的です。またミスを起こさないための基本は二重三重にチェックすることです。早めにダブルチェック、トリプルチェックできる体制を作っておくとよいでしょう。もしミスがあれば手間がかかりますし、源泉徴収票の発行後であれば従業員にも迷惑をかけてしまいます。事前にしっかりと準備してミスのない年末調整を行いましょう。

「ミスが心配…」「こんなときどうしたらいいの?」など、年末調整に関わる不安や疑問があるときは、その道の「プロ」である税理士に相談しましょう。相談する際は、税理士をはじめとする士業の情報が集まる「エキテンプロ」が便利です。

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