帳簿が合わない時にも慌てない!ミスの原因を簡単に見つける方法

帳簿が合わない時にも慌てない!ミスの原因を簡単に見つける方法

確定申告のための書類を作らなければならないシーズンがやってきました。時間をかけて入力して、「これでOK」と思って再チェックしてみると計算が合わない。何度チェックしてみても、どこが間違っているのか見つけられずにイライラするばかり…。こんな経験をした方も多いのではないでしょうか?計算が合わない時には、やみくもに探すよりも、いくつかのポイントをチェックすることで間違いを見つけやすくなります。今回は、効率的に間違いを見つけるためにチェックすべきポイントをまとめてみました。


チェックする前に用意すべき3つの数字

計算が合わない時には、どこかで入力ミスをしている可能性があります。入力ミスをしている場所を見つけるためには、次の3つの数字を用意しましょう。

  1. 「計算が合わない額」
    まず、合わない金額そのものを書き出します。今回は仮に、2,700としてみましょう。
  2. 「計算が合わない額を2で割った額」
    次に、合わない額を2で割った数字を書き出します。2,700÷2で1,350になります。
  3. 「計算が合わない額を9で割った額」
    さらに、合わない額を9で割った数字を書き出します。2,700÷9で300になります。

それでは、この3つの数字を使ってチェックする方法を紹介します。


「計算が合わない額」でチェックできる科目違いのミス

入力する際に起こしやすいミスはいくつかありますが、そのひとつに科目違いがあります。帳簿にたくさんの項目を入力していくなかで、例えば交通費とすべきところを誤って通信費としてしまうようなミスは、ついつい起こりがちです。この科目違いのミスをチェックするために使用するのが、最初に書き出した「計算が合わない額」です。

もし違う科目で入力してしまった場合は、「計算が合わない額」を探せば、間違った箇所を見つけることができます。今回の例の場合、どこかに2,700の数字がないか、そのまま探してみましょう。もし見つかれば、違う科目にしてしまっていないかをチェックしてみます。科目違いのミスであれば、この方法で簡単に見つけることが可能です。


「計算が合わない額を2で割った額」でチェックできる借方と貸方違いのミス

入力する際に起きやすいミスに、帳簿の借方と貸方を間違えてしまい、本来プラスすべき数字をマイナスしてしまっていることがあります。きちんと振替伝票を作成してから入力する場合には起こりにくいミスですが、銀行通帳や入金伝票から直接入力する場合は起こりやすいものです。この入力ミスをチェックするために使用するのが、2番目に書き出した「計算が合わない額を2で割った額」です。

例えば1,350をプラスすべきなのにマイナスしてしまうと、合わない額は2,700になります。そこで「計算が合わない額を2で割った額」を探せば、間違った箇所を見つけることができます。2,700を2で割った1,350がないか探してみましょう。借方と貸方を間違ってしまった場合は、この方法で簡単に見つけることが可能です。


「計算が合わない額を9で割った額」でチェックできる桁と位違いのミス

起こしやすいミスに、桁を間違えて入力してしまうものがあります。例えば、3,000と入力すべきところを300と入力してしまうようなミスです。この入力ミスをチェックするために使用するのが、3番目に書き出した「計算が合わない額を9で割った額」です。

3,000と入力すべきところを300と入力してしまうと、合わない額は2,700です。そこで「計算が合わない額を9で割った額」、つまり300を探せば、間違った箇所を見つけることができます。入力する桁を間違ってしまった場合は、この方法で簡単に見つけることが可能です。

また、同じような入力ミスに、39,600と入力すべきところを36,900のように数字の位を間違って入力してしまうというものがあります。このように、位を間違ったために計算が合わない額は、9で割り切ることができます。しかも、9で割った数字でどの位を誤ったのかを知ることも可能です。

  • 9で割った数字が「1~9」の場合
    1と10の位が誤り。
  • 9で割った数字が「10~99」の場合
    10と100の位が誤り。
  • 9で割った数字が「100~999」の場合
    100と1000の位が誤り。

39,600と入力すべきところを36,900とした場合、計算が合わない額は2,700、これを9で割ると300。これで、100と1000の位が誤っていることが分かります。


見つけられない場合は元の書類のチェックやほかの人にチェックしてもらう方法も効果的

以上の方法でチェックしても間違っている箇所が見つけられない場合は、入力以前に元の書類が間違っていることも考えられるでしょう。特に、経理が作成する書類ではなく、スタッフが作成した書類などは数字を間違えている可能性もあります。間違っているところがないか、しっかりとチェックしましょう。

またひとりで根を詰めて作業していると、思い込みが邪魔をして間違っている箇所を見つけられないこともあるのです。こんな時はほかの人にチェックしてもらうと、あっさりと問題が解決する場合もありますので、ほかの人にもチェックしてもらいましょう。


効率的に正確な確定申告の書類を作成しよう

通常の仕事をしながら確定申告の書類を作成するのは、何かとバタバタしやすいものです。かといって、慌てて確定申告の書類を作成して間違った数字で申告してしまうと、修正申告が必要になる場合もあります。そのようなことにならないためにも、入力ミスや間違いがないか慎重にチェックしましょう。もし計算額が合わない場合は、やみくもに間違った箇所を探そうとすると見つけられずに、かえってイライラしてしまうことになりかねません。計算額が合わない場合は、今回ご紹介した方法で冷静にチェックすると、間違った箇所を比較的簡単に見つけることが可能です。効率的に正確な確定申告のための書類を作ることができますので、ぜひ役立ててみてください。



エキテンマガジン編集部

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